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Executive Assistant (50%)

Le Landeron, Schweiz

SmartLiberty als Unternehmen

SmartLiberty ist ein innovatives Unternehmen der Nexus Schweiz - Gruppe (www.nexus-schweiz.ch), das sich darauf spezialisiert hat, intelligente digitale Sicherheits- und Kommunikations-Lösungen für den Gesundheits- und Langzeitpflegebereich zu entwickeln. Unsere Mission ist es, Betreuungsprozesse zu optimieren, sodass Pflegekräfte mehr Zeit für die Bewohner haben und gleichzeitig deren Freiheit und Sicherheit erhöht wird. Mit modernster Technologie und einem starken Fokus auf Benutzerfreundlichkeit unterstützen wir Pflegeeinrichtungen dabei, effizienter und nachhaltiger zu arbeiten

Die Rolle

Wir suchen für unseren CEO eine(n) kompetente(n), trilinguale(n) (Deutsch, Französisch, Englisch) Executive Assistant, der/die unsere Vision teilt und mithilft, strategische und operative Ziele zu erreichen. SmartLiberty plant eine kurzfristige Expansion in die EU und strebt weiteres starkes Wachstum an. Durch die Schaffung dieser Stabsstelle soll der CEO entlastet werden, um sich verstärkt auf strategische Initiativen und die Weiterentwicklung des Unternehmens konzentrieren zu können.

Aufgaben

Administrative Unterstützung:
- Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Reisen.
- Verwaltung von E-Mails, Korrespondenz und anderen Kommunikationsmitteln.
- Erstellung von Berichten, Präsentationen und Protokollen.
- Vorbereitung von Kommunikationsmaterialien für interne und externe Stakeholder.
- Tägliche Nutzung von unterstützenden KI-Tools (ChatGPT, Gemini, usw).

Finanzielle Aufgaben:
- Unterstützung bei der Finanzplanung und -kontrolle (controlling)
- Überwachung und Analyse von finanziellen Berichten und Ausgaben.
- Vorbereitung von Reportings und Finanzunterlagen, wie z. B. Umsatzsteuermeldungen, Monats-Reportings und Jahresabschlüssen.
- Erstellung und Kontrolle von Verträgen und Finanzdokumenten.

HR-Unterstützung:
- Koordination von Rekrutierungsprozessen und Onboarding neuer Mitarbeiter.
- Verwaltung von Personalakten und Unterstützung bei HR-Prozessen wie der Erstellung von Arbeitsverträgen und der Vorbereitung von Kündigungen.
- Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Weiterbildungs- und Entwicklungsprogrammen.
- Sicherstellung der Verwaltung von Urlaubs- und Überstundenaufzeichnungen.

Projekt- und Prozessmanagement:
- Planung und Nachverfolgung von Projekten in enger Zusammenarbeit mit dem CEO. (Beispiele: Upgrade ERP, Einführung neuer Prozesse, Verbesserung Mitarbeiterhandbuch, Einkauf neue Geschäftswagen, usw)
- Sicherstellung klarer Prozessdokumentation für alle Abteilungen
- Koordination von Gruppenweiten Projekten und Prozessen (Einkauf, Datenschutz, ISO, usw).

Sprachliche Kompetenzen:
- Tägliche Trilinguale Kommunikation in Deutsch, Französisch und Englisch.
- Übersetzung und Anpassung von Dokumenten und Präsentationen für verschiedene Zielgruppen (mit KI-Unterstützung).
- Kommunikation mit internationalen Partnern, Lieferanten und Kunden. Administrierung von Krankheitsfälle und Unfälle

Kompetenzen

Du verfügst über fliessende Sprachkenntnisse in Deutsch, Französisch und Englisch (schriftlich und mündlich).
Abgeschlossenes Studium oder gleichwertige Qualifikation, vorzugsweise in Betriebswirtschaft, Finanzen, Personalwesen oder einem verwandten Bereich.
Du bringst mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Direktionsassistenz oder in einer vergleichbaren Position mit.
Du hast hervorragende organisatorische und kommunikative Fähigkeiten.
Fundierte Kenntnisse in Finanz- und HR-Management.
Erfahrung im Umgang mit Software-Tools wie ERP-Systeme (Odoo) und MS Office (Excel Power-User)
Hohes Mass an Diskretion und Vertraulichkeit.
Proaktive, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise.

Eine Portion Humor und eine positive Einstellung

Verantwortung

Koordination rund um und mit dem CEO

Infos zum CEO

Tobias Britz, Ingenieur, ist 43 Jahre jung und Vater von zwei Töchtern (4 und 8 Jahre alt). Er ist seit 20 Jahren mit dabei und hat die SmartLiberty-Lösung technisch und kommerziell mitgestaltet. Tobias spricht Deutsch, Französisch und Englisch. Als leidenschaftlicher Hobby-Koch und engagierter Freiwilliger bei verschiedenen Vereinigungen in Le Landeron, langweilt er sich nie. Humor ist ihm ganz wichtig, sowie ein Team auf das man sich verlassen kann. Sein motto ist: "Man erduldet die Zukunft nicht, man gestaltet sie."