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Executive Assistant (50%)

Le Landeron, Suisse

SmartLiberty en tant qu'entreprise

SmartLiberty est une entreprise innovante du groupe Nexus Suisse, spécialisée dans le développement de solutions numériques intelligentes de sécurité et de communication pour le secteur des soins de santé et de longue durée. Notre mission est d'optimiser les processus de soins afin que le personnel soignant puisse consacrer plus de temps aux résidents tout en augmentant leur liberté et leur sécurité. Nous aidons les établissements de soins à travailler de manière plus efficace et durable grâce à une technologie de pointe et à une grande facilité d'utilisation.

Le rôle

Nous recherchons pour notre CEO un(e) assistant(e) exécutif(ve) compétent(e) et trilingue (français, allemand, anglais) qui partage notre vision et nous aide à atteindre nos objectifs stratégiques et opérationnels. SmartLiberty prévoit une expansion à court terme dans l'UE et vise une nouvelle forte croissance. La création de ce poste d'état-major doit permettre de décharger le CEO afin qu'il puisse se concentrer davantage sur les initiatives stratégiques et le développement de l'entreprise.

Tâches

Administrative Unterstützung:
- Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Reisen.
- Verwaltung von E-Mails, Korrespondenz und anderen Kommunikationsmitteln.
- Erstellung von Berichten, Präsentationen und Protokollen.
- Vorbereitung von Kommunikationsmaterialien für interne und externe Stakeholder.
- Tägliche Nutzung von unterstützenden KI-Tools (ChatGPT, Gemini, usw).

Finanzielle Aufgaben:
- Unterstützung bei der Finanzplanung und -kontrolle (controlling)
- Überwachung und Analyse von finanziellen Berichten und Ausgaben.
- Vorbereitung von Reportings und Finanzunterlagen, wie z. B. Umsatzsteuermeldungen, Monats-Reportings und Jahresabschlüssen.
- Erstellung und Kontrolle von Verträgen und Finanzdokumenten.

HR-Unterstützung:
- Koordination von Rekrutierungsprozessen und Onboarding neuer Mitarbeiter.
- Verwaltung von Personalakten und Unterstützung bei HR-Prozessen wie der Erstellung von Arbeitsverträgen und der Vorbereitung von Kündigungen.
- Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Weiterbildungs- und Entwicklungsprogrammen.
- Sicherstellung der Verwaltung von Urlaubs- und Überstundenaufzeichnungen.

Projekt- und Prozessmanagement:
- Planung und Nachverfolgung von Projekten in enger Zusammenarbeit mit dem CEO. (Beispiele: Upgrade ERP, Einführung neuer Prozesse, Verbesserung Mitarbeiterhandbuch, Einkauf neue Geschäftswagen, usw)
- Sicherstellung klarer Prozessdokumentation für alle Abteilungen
- Koordination von Gruppenweiten Projekten und Prozessen (Einkauf, Datenschutz, ISO, usw).

Sprachliche Kompetenzen:
- Tägliche Trilinguale Kommunikation in Deutsch, Französisch und Englisch.
- Übersetzung und Anpassung von Dokumenten und Präsentationen für verschiedene Zielgruppen (mit KI-Unterstützung).
- Kommunikation mit internationalen Partnern, Lieferanten und Kunden. Administrierung von Krankheitsfälle und Unfälle

Compétences

Du verfügst über fliessende Sprachkenntnisse in Deutsch, Französisch und Englisch (schriftlich und mündlich).
Abgeschlossenes Studium oder gleichwertige Qualifikation, vorzugsweise in Betriebswirtschaft, Finanzen, Personalwesen oder einem verwandten Bereich.
Du bringst mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Direktionsassistenz oder in einer vergleichbaren Position mit.
Du hast hervorragende organisatorische und kommunikative Fähigkeiten.
Fundierte Kenntnisse in Finanz- und HR-Management.
Erfahrung im Umgang mit Software-Tools wie ERP-Systeme (Odoo) und MS Office (Excel Power-User)
Hohes Mass an Diskretion und Vertraulichkeit.
Proaktive, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise.

Eine Portion Humor und eine positive Einstellung

Responsabilité

Koordination rund um und mit dem CEO

Infos zum CEO

Tobias Britz, Ingenieur, ist 43 Jahre jung und Vater von zwei Töchtern (4 und 8 Jahre alt). Er ist seit 20 Jahren mit dabei und hat die SmartLiberty-Lösung technisch und kommerziell mitgestaltet. Tobias spricht Deutsch, Französisch und Englisch. Als leidenschaftlicher Hobby-Koch und engagierter Freiwilliger bei verschiedenen Vereinigungen in Le Landeron, langweilt er sich nie. Humor ist ihm ganz wichtig, sowie ein Team auf das man sich verlassen kann. Sein motto ist: "Man erduldet die Zukunft nicht, man gestaltet sie."